ในการดำเนินการสอบธรรมศึกษาของสำนักงานแม่กองธรรมสนามหลวงนั้น มีองคาพยพหลายส่วนที่ขับเคลื่อนร่วมกัน และหนึ่งในฟันเฟืองที่สำคัญที่สุดและใกล้ชิดกับผู้สอบมากที่สุดก็คือ “โรงเรียน”
บทความนี้จะพาคุณครูและเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบงานทะเบียนหรือกิจกรรมพัฒนาผู้เรียน มาทำความเข้าใจบทบาท หน้าที่ และระบบการทำงานของ “โรงเรียน” ในสารระบบของสำนักงานแม่กองธรรมสนามหลวง เพื่อให้การดำเนินงานสมัครสอบเป็นไปอย่างราบรื่นและถูกต้อง
“โรงเรียน” คืออะไรในระบบแม่กองธรรม?
ในมุมมองของระบบสำนักงานแม่กองธรรมสนามหลวง “โรงเรียน” คือหน่วยย่อยที่สุดที่มีสิทธิ์เข้าถึงระบบเพื่อดำเนินการสมัครสอบได้ด้วยตนเอง โดยแต่ละโรงเรียนที่ขึ้นทะเบียนไว้ จะมีชื่อผู้ใช้งาน (Username) และรหัสผ่าน (Password) เป็นของตนเองเพื่อใช้ล็อกอินเข้าสู่ระบบ
ภารกิจหลัก: การสมัครสอบให้นักเรียน
สิ่งสำคัญที่ต้องเข้าใจคือ การสมัครสอบในนามโรงเรียนนี้ ไม่ใช่การให้นักเรียนแต่ละคนเข้าไปสมัครเอง แต่เป็นหน้าที่ของครูหรือเจ้าหน้าที่โรงเรียน ในการรวบรวมข้อมูลนักเรียนและทำการสมัครในนามของโรงเรียน
ขั้นตอนการเตรียมข้อมูลภายในโรงเรียน: ก่อนจะเข้าสู่ระบบของแม่กองธรรม โรงเรียนอาจใช้วิธีการภายในเพื่อรวบรวมรายชื่อนักเรียนที่ประสงค์จะสอบ เช่น การแจกใบสมัครที่เป็นกระดาษ หรือการสร้าง Google Form ให้นักเรียนกรอกข้อมูล แล้วครูจึงนำข้อมูลเหล่านั้นมาคัดกรองความถูกต้องก่อนดำเนินการต่อ
เมื่อได้ข้อมูลนักเรียนพร้อมแล้ว โรงเรียนมีช่องทางในการนำชื่อเข้าระบบสอบ 2 วิธีหลัก ดังนี้:
วิธีที่ 1: โรงเรียนสมัครเองโดยตรงผ่านระบบ (Direct Registration)
วิธีนี้เหมาะสำหรับโรงเรียนที่มีจำนวนนักเรียนสอบไม่มากนัก หรือต้องการความรวดเร็วในการจัดการข้อมูลเอง โดยใช้ Username ของโรงเรียนล็อกอินเข้าระบบ
- รูปแบบการสมัคร: ทำได้โดยการ “ติ๊กเลือกรายชื่อ” (กรณีมีฐานข้อมูลเก่า) หรือ “พิมพ์ข้อมูลใหม่ทีละคน” ผ่านหน้าเว็บไซต์
- ข้อควรระวังสำคัญ: ในสถานะ “โรงเรียน” ทั่วไป จะไม่สามารถอัปโหลดรายชื่อด้วยไฟล์ Excel ได้ (ฟังก์ชันการอัปโหลด Excel สงวนไว้สำหรับหน่วยงานที่เป็น “สนามสอบ” เท่านั้น)
สิ่งที่ต้องทำหลังจากสมัครเสร็จ: เมื่อบันทึกรายชื่อในระบบเรียบร้อยแล้ว โรงเรียนจะต้องทำหนังสือราชการแจ้งไปยัง “สนามสอบ” ที่โรงเรียนของท่านสังกัดอยู่ เพื่อยืนยันจำนวนและรายชื่อผู้สอบ (ยกเว้นกรณีที่โรงเรียนของท่านได้รับแต่งตั้งเป็นสนามสอบเอง ก็ไม่จำเป็นต้องทำหนังสือแจ้ง)
วิธีที่ 2: สมัครผ่านสนามสอบ (Via Exam Center)
วิธีนี้เหมาะสำหรับโรงเรียนที่มีนักเรียนจำนวนมาก และต้องการความสะดวกในการจัดการข้อมูลจำนวนเยอะๆ
- รูปแบบการสมัคร: ทางโรงเรียนทำการบันทึกรายชื่อนักเรียนแต่ละชั้นปีลงในไฟล์ Excel (ตามรูปแบบที่กำหนด)
- การส่งข้อมูล: นำส่งไฟล์ Excel นั้นให้กับ “สนามสอบ” ที่โรงเรียนท่านสังกัด
- การนำเข้าระบบ: เจ้าหน้าที่ของสนามสอบจะเป็นผู้รวบรวมไฟล์ Excel จากทุกโรงเรียนที่มาสอบในสนามนั้น แล้วทำการอัปโหลดไฟล์รายชื่อรวมทั้งหมดเข้าระบบให้ในคราวเดียว
รวมลิงก์และเครื่องมือสำคัญสำหรับโรงเรียน
ระบบสารสนเทศของสำนักงานแม่กองธรรมสนามหลวง ได้เตรียมเครื่องมืออำนวยความสะดวกไว้ให้โรงเรียนใช้งาน ทั้งส่วนที่ต้องล็อกอินและส่วนที่เปิดเป็นสาธารณะ ดังนี้:
1. ระบบที่ต้องล็อกอิน (สำหรับเจ้าหน้าที่โรงเรียน):
- ระบบสมัครสอบ (dhammastudy.org): ใช้สำหรับล็อกอินเพื่อสมัครสอบด้วยวิธีติ๊กรายชื่อ หรือพิมพ์รายชื่อทีละคน
- ทางเข้าใช้งาน: https://dhammastudy.org/
2. ระบบบริการข้อมูลสาธารณะ (ไม่ต้องล็อกอิน): เครื่องมือเหล่านี้เปิดให้ครู นักเรียน หรือผู้ปกครอง สามารถเข้าไปตรวจสอบข้อมูลต่างๆ ได้อย่างสะดวก:
- ตรวจสอบผลสอบ: ระบบค้นหารายชื่อผู้สอบผ่าน
- ข้อมูลสนามสอบ: ระบบค้นหารายชื่อสนามสอบ
- ข้อมูลวัด: ระบบค้นหารายชื่อวัด
- ข้อมูลสำนักศาสนศึกษา: ระบบค้นหารายชื่อสำนักศาสนศึกษา
- ข้อมูลสำนักเรียน: ระบบค้นหารายชื่อสำนักเรียน
- ตรวจสอบคำนำหน้าชื่อ: ระบบตรวจสอบคำนำหน้าที่สามารถใช้ในระบบได้ (เพื่อความถูกต้องในการกรอกข้อมูล)
สรุป
“โรงเรียน” เป็นด่านหน้าสำคัญในการนำพานักเรียนเข้าสู่สนามสอบธรรมศึกษา ความเข้าใจในระบบการสมัครสอบ ทั้งข้อจำกัดในการอัปโหลดไฟล์ และขั้นตอนการประสานงานกับสนามสอบ จะช่วยให้การดำเนินงานของครูผู้รับผิดชอบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด และทำให้นักเรียนได้รับโอกาสในการทดสอบความรู้ทางพระพุทธศาสนาอย่างทั่วถึง
